Organizzare un evento aziendale, sia esso privato o pubblico, richiede un’attenzione particolare a moltissimi aspetti, non ultimo il cibo.
Che sia un rinfresco di un evento, l’inaugurazione di una mostra, il lancio di un prodotto o servizio, un vernissage, una colazione di lavoro, una riunione o un aperitivo aziendale, o che l’evento ruoti in gran parte attorno al cibo, come nel caso di una degustazione, un evento in fiera non bisogna mai trascurare nell’organizzazione generale la fornitura dei cibi, cioè il Catering.
La scelta migliore, specie se si devono gestire più di una decina di invitati, è di affidarsi a una ditta professionista del catering, in grado di assistervi nell’organizzazione dell’evento e di provvedere alla preparazione e alla consegna di ogni piatto.
Ogni occasione di ritrovo è importante e diversa da un’altra, motivo per cui nulla può essere sottovalutato: dalla scelta della location, a quella del menu fino and arrivare al personale di servizio e alla scaletta del ricevimento.
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Ecco allora 14 consigli necessari per scegliere il catering per aziende più adatto alle vostre esigenze.
14 Passi per Scegliere il Servizio Catering Aziende
1. Contatta più Fornitori
Una volta fatta una breve ricerca, occorre approfondire un minimo e non affidarsi al primo risultato di google o al consiglio di un conoscente (che può essere stata una soluzione adatta alle sue esigenze, ma non è detto che sia adatta a quelle della vostra azienda).
Avere un ventaglio di scelta più ampio è sempre una buona idea.
Una volta contattate le agenzie di catering che vi sembrano affidabili, fatevi preparare un preventivo, in modo da iniziare a fare una prima scrematura.
Certe agenzie di catering mostrano prezzi standard sui loro siti internet: può andar bene per farsi un’idea, ma un buon preventivo dev’essere sempre personalizzato sulla vostra esigenza specifica, e non sulla stima di qualcun altro.
2. Non Guardare Solo il Prezzo
Il prezzo non dev’essere l’unico fattore di scelta.
A volte i preventivi più bassi nascondono costi aggiuntivi, non garantiscono una qualità accettabile dei piatti oppure riservano brutte sorprese, per cui è meglio soffermarsi anche su altri fattori.
Occorre cioè capire quali servizi sono inclusi e quali no: vediamo di seguito le domande giuste da fare.
3. Capire Cosa Include il Servizio Catering
Una delle domande fondamentali da porgere al fornitore di catering prima di sceglierlo è cosa include il servizio.
Alcuni ad esempio fanno rientrare nel proprio servizio le bevande (illimitate o meno), stoviglie, menù stampati, centrotavola, attrezzatura da cucina e personale addetto, anche se questo può far lievitare i costi.
Altri invece sono specializzati solo sulla preparazione dei piatti e la consegna dei cibi sul posto, rendendo più personalizzabile il resto dell’esperienza e garantendo la possibilità di usufruire di altri servizi (e quindi di pagarli!) solo se veramente necessari.
4. Capire Cosa NON Include il Servizio Catering
La domanda opposta alla precedente è ugualmente importante.
Cercate di capire esattamente cosa non include il servizio elimina il rischio di brutte sorprese alla fine dell’evento.
Di solito i catering non coprono gli allestimenti esterni se necessari, come l’istallazione di gazebo, tavoli, poltrone e sedute esterne, ma anche l’open-bar. Inoltre, è sempre meglio chiedere se il buffet di dolci a fine ricevimento è previsto oppure no.
5. Catering o Banqueting?
Una precisazione importante: occorre capire fin da subito se il vostro fornitore fa catering o banqueting.
Anche se spesso i termini sono usati come sinonimi, in realtà catering significa la produzione e la fornitura di cibo sul luogo dell’evento, mentre il banqueting comprende anche il servizio in sala (camerieri e barman) e a volte anche allestimenti ad esso necessari.
Tutto sta nell’avere chiaro quali parti del vostro evento volete organizzare autonomamente, risparmiando sul conto finale, o se preferite un servizio all inclusive, anche se in questo caso occorre tenere a mente che il prezzo sarà più alto e ogni diverso servizio sarà probabilmente meno specializzato.
6. Fai più Domande Possibili
Un preventivo chiaro nasce da domande e richieste specifiche e dettagliate e vi servirà per evitare costi aggiuntivi.
Soprattutto per quanto riguarda bevande e alcoolici, vi suggeriamo di chiedere quali tipi di bevande sono incluse nel menù e se queste sono o no illimitate.
Come si è detto solitamente i servizi di catering comprendono acqua e vini, mentre restano fuori dal menù gli spumanti per il dolce ed eventuali torte, i cui costi variano a seconda di quantità ed elaborazione.
7. Pensa all’Evento Aziendale nel suo Complesso
Il catering può anche essere il punto forte del tuo Evento, oppure semplicemente una gustosa pausa.
In entrambi i casi occorre valutare come si svolgerà l’evento nel suo complesso, in modo da inserire in modo armonioso la parte dedicata al cibo. Pensa ai tempi, al contesto e al luogo: i tuoi ospiti potranno spostarsi agevolmente verso i locali dedicati al cibo? Il menù è in linea col tipo di evento o rischia di essere troppo pesante o troppo leggero?
Prova a figurarti mentalmente tutte le varie fasi dell’evento aziendale, ordinandole in una lista e controlla che ci sia la minima frizione tra le varie parti.
8. La Qualità dei Cibi dev’essere Garantita
Un menu catering deve essere certo piacevole al gusto e composto da ingredienti di qualità.
Ma le materie prime non sono sufficienti: preparare cibi e gestirli in modo appropriato, soprattutto quando si trasportano e vengono serviti in location particolari, è d’obbligo.
È essenziale quindi che sia rispettata la catena del freddo e siano seguite le normative del settore HACCP.
9. Un Ristorante non è Automaticamente un Catering
A volte si cede alla tentazione di affidare un servizio catering a un ristoratore di fiducia.
Conosciamo la bontà dei suoi piatti, perché non chiedere anche un servizio in esterno?
La verità è che ci sono ottimi ristoratori che si rivelano Catering pessimi.
Come mai?
Perché si tratta di professionalità diverse che in comune hanno solo la preparazione del cibo.
Occorre un’esperienza specifica per preparare, organizzare e trasportare cibi pronti sul luogo di un evento ed essere in grado di risolvere anche problemi dell’ultimo minuto.
10. Riservare la Giornata
Un altro rischio da evitare è che il vostro fornitore abbia troppi ricevimenti, o comunque più di quanti la sua struttura riesca a gestirne, nello stesso giorno del vostro.
Pagare lo stesso prezzo ed ottenere meno dell’attenzione e risorse può non valere la pena.
Informatevi prima se e quanti altri lavori abbia il vostro fornitore nel giorno che avete scelto e se la sua struttura è grande abbastanza per far fronte anche al vostro ricevimento.
11. Prezzo e Persone
Il prezzo del catering spesso è in funzione del numero dei vostri ospiti.
Può quindi accadere di prenotare per 100 persone (e di pagare per 100), anche se non si presentano tutti.
Se invece si presentano più persone del previsto il rischio è che i piatti non bastino per ogni ospite.
Questo ovviamente non è colpa del vostro fornitore di Catering, quindi è meglio sapere con più certezza possibile e il prima possibile quanti ospiti confermano la loro presenza, ed informarsi con l’azienda di Catering delle condizioni e del minimo garantito, nonché di eventuali margini di tolleranza.
12. Assicurati di Avere un Referente
Spesso il referente del Catering vi aiuta a stabilire un menù e vari dettagli del servizio, ma non sempre la persona con cui avete organizzato tutto è presente all’evento.
Fate in modo di avere chiaro chi è il responsabile, a chi chiedere e a chi rivolgervi per ogni necessità, dai cambiamenti dell’ultimo minuto agli imprevisti.
13. La Scelta della Location
Questa non dipende direttamente dall’agenzia di Catering, ma è un fattore che va tenuto comunque in considerazione.
Spesso chi affitta location per catering è un po’ troppo conciliante sulla capienza delle sale: fate conto che ogni ospite ha bisogno di almeno 2 o 3 metri quadri, quindi una sala da 100 mq non dovrebbe ospitare più di 40-50 persone.
Inoltre ci dev’essere spazio per tavoli, sedie (qualcuna in più del numero dei vostri ospiti), e per l’open bar, per il personale di sala, per eventuale intrattenimento musicale, eccetera…
Se invece organizzerete il ricevimento nei vostri locali aziendali, abbiate cura di descriverli il meglio possibile (magari inviando delle fotografie) al fornitore di catering, che anche in questo frangente potrà darvi utili suggerimenti.
14. L’Esperienza Conta
Oggi va molto di moda tra riviste, magazine e blog, suggerire idee per distinguersi e rendere unico il vostro evento.
Sicuramente chi scrive è animato dalle migliori intenzioni, purtroppo però gran parte di questi suggerimenti provengono da chi non ha esperienza e, se vengono messi in pratica, mettono a rischio anche eventi piuttosto lineari.
Se vi rivolgete ad un professionista, fidatevi della sua esperienza: spiegategli cosa vi aspettate e desiderate succeda, ma ascoltate i suoi suggerimenti.
Certe idee sono belle solo sulla carta, ma possono risultare nei fatti alquanto deludenti.
